Field selection in the view
The reconciliation view in Aritma Control comes with a predefined set of fields/columns. You can customize which fields you want to see. The program remembers the view for the next time you log in.
Field selector is available in all types of reconciliation in Control and can be accessed from both the Accounts side and the Banks side. To add fields, right-click on a column and select "Field selector" from the list.
You can then drag the fields you want from the list to where you want them. The size of the fields can be adjusted by grabbing the handle between two fields and dragging in the desired direction.
You can also add/remove fields from the view by clicking the star icon, and then check/uncheck to get the view you want.
Bruk av gruppering
Det er mulig å gruppere per felt slik at det blir enklere å finne poster som skal avstemmes mot hverandre. For å gruppere drar du ønsket felt opp på feltet hvor det står "Dra en kolonne her for å gruppere på den kolonnen".
I skjermbildet over er det gruppert på bokføringsdato, og vi har åpnet detaljene for bokføringsdato 01.04.2020 slik at vi ser transaksjonene. For å vise alle transaksjonene i grupperingen trykker du på pilen til venstre for datoen du ønsker å se på.
I grupperingenser man at på 01.04.2020 står det Count: 16, Sum: -361 969,76. Dette forteller at det på denne datoen finnes 16 transaksjoner som tilsammen har en sum på -361 969,76.
Ved å gruppere på bokføringsdato på banksiden kan man sammenligne sum for dagen og avstemme dersom de stemmer.
I skjermbildet over ligger transaksjoner fra bank i samme kontogruppe. Der ser man at sum for datoen er lik, men ikke antall transaksjoner. Grupperingen gjør det enklere å se på grupperinger og avstemme disse når det ikke er en til en.
Dette illustrerer nytten ved å gruppere f.eks. på dato. Når du markerer linjer vises automatisk differansen nederst på midten i visningen. Ved å markere sumlinjene på hver side og kontrollere at Diff = 0,00. Kan man da velge å avstemme postene mot hverandre ved å trykke "Avstem".
Gruppering på flere nivåer
Det er mulig å legge til flere nivåer i grupperingen, slik som på skjermbildet under. I tillegg til Bokføringsdato er Transaksjonsinfo dratt opp på det mørkegrå feltet.
Man ser at det er 8 transaksjoner som har bokføringsdato 02.04.20 (Count: 8), hvor transaksjonsinfo er blank på 5 av transaksjonene, mens de resterende 3 har ulik tekst (f 384, faktura 385 og Kto.reg). Gruppering på transaksjonsinfo kan være nyttig f.eks. dersom man bruker ansvarsenheter som avdeling/prosjekt.
